Datenschutzerklärung
Stand: September 2026 · Version 2026-09-18 · gilt für die Plattform scuma (scuma.app)
Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir dich gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und österreichischem Datenschutzgesetz (DSG) darüber, welche Daten wir im Rahmen von scuma verarbeiten, zu welchen Zwecken und welche Rechte dir zustehen.
1. Verantwortliche & Kontakt
Pilz Dorfladen OG, Himmel 35, 4362 Bad Kreuzen, Österreich
E-Mail: support@scuma.app
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 37 DSGVO) nicht vorliegen. Für alle Datenschutzanliegen erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.
2. Verein als Verantwortlicher, scuma als Auftragsverarbeiter
scuma ist eine Software, mit der Vereine ihren Betrieb organisieren. Für die Daten seiner Mitglieder ist in der Regel der jeweilige Verein der datenschutzrechtlich Verantwortliche; die Pilz Dorfladen OG verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiterin im Auftrag des Vereins. Grundlage dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, den jeder Verein bei der Registrierung mit uns abschließt. Für die eigenen Konto- und Vertragsdaten des Vereins sowie für die Bereitstellung der Website sind wir selbst Verantwortliche. Betrifft eine Anfrage deine Mitgliedschaft in einem Verein, wende dich bitte zunächst an diesen; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.
3. Welche Daten wir verarbeiten
| Konto & Profil | Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als kryptografischer Hash), Geschlecht (für getrennte Ranglisten), optional Telefonnummer, Geburtsdatum, Wohnadresse, Profilbild. Dazu Verwaltungsangaben deines Kontos: Zeitpunkt der Erstellung, letzte Anmeldung, Zeitpunkt und Fassung deiner Zustimmung zu diesen Texten, sowie der Verein, der dein Konto verwaltet („Stammverein"). |
|---|---|
| Vereinsdaten | Vereinsname, Kürzel, Adresse, Kontaktmail, Kategorie, Mitgliedschaften und Rollen, Mitgliedsnummer, Mitgliedsstatus und dessen Änderungen, interne Notiz des Vereins zur Mitgliedschaft. |
| Nutzung | Buchungen (auch wiederkehrende) und Mitgebuchte, Trainings, Teams, Termine samt Zu- und Absagen, gemeldete Abwesenheiten, Ranglisten-Forderungen und Ergebnisse, Turnierteilnahmen, Feed-Beiträge, Kommentare, Reaktionen, Umfragen und Stimmen, Direktnachrichten, ausgeliehene Vereinsgegenstände. |
| Beiträge & Zahlung im Verein | Von deinem Verein verrechnete Beiträge, Abos und Buchungen: offene und bezahlte Forderungen, Fälligkeiten, Zahlungszeitpunkt und Zahlungsart. Zieht dein Verein per Bankeinzug ein, zusätzlich IBAN und Kontoinhaber, Bankname sowie das erteilte SEPA-Mandat (Mandatsreferenz und Zeitpunkt). Diese Daten verarbeitet dein Verein als Verantwortlicher; er exportiert sie für seine Bank. |
| Vertragsdaten des Vereins | Bei kostenpflichtigem Abo des Vereins: Rechnungsdaten, Paket und Laufzeit, SEPA-Mandatsdaten des Vereins und Zahlungsstatus. Hier sind wir selbst Verantwortliche. |
| Vertretung & Familie | Verknüpfungen zwischen Konten (wer darf für wen handeln, Art des Verhältnisses) und Familienzuordnungen für Familien-Abos – siehe Punkt 9. |
| Änderungsverlauf | Protokoll administrativer Änderungen im Verein: wer wann welche Verwaltungsaktion durchgeführt hat (z. B. Buchungsfreigabe, Rollenänderung, Löschung eines Beitrags), mit Name der handelnden und der betroffenen Person, Zeitpunkt und den geänderten Werten (vorher/nachher). Bei Löschungen kann der Verlauf eine Kopie des entfernten Inhalts enthalten, damit die Änderung nachvollziehbar bleibt. |
| Gäste | Aktiviert ein Verein die Buchung ohne Konto, verarbeiten wir für diese Buchung Name und E-Mail-Adresse des Gastes sowie die gebuchte Zeit. |
| Technisch | Server-Logdaten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Funktion) zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes, Anwendungs-Fehlerprotokolle, Versandprotokolle unserer System-E-Mails (Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Zustellstatus) sowie – wenn du Push aktivierst – die Push-Adresse deines Browsers. |
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des Kontos, der Buchungs- und Vereinsfunktionen, Abwicklung von Beiträgen und Abos, Anmeldung – auch über Google (Punkt 8).
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit, Missbrauchs- und Spam-Vermeidung, technischer Betrieb und Weiterentwicklung des Dienstes sowie die Führung des Änderungsverlaufs – er dient der Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsentscheidungen innerhalb des Vereins, der Aufklärung von Streitfällen und der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Für die Daten seiner Mitglieder ist dabei der jeweilige Verein Verantwortlicher (siehe Punkt 2).
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Push-Benachrichtigungen; diese kannst du jederzeit in den Einstellungen widerrufen.
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen.
Soweit wir Daten als Auftragsverarbeiterin für einen Verein verarbeiten, richtet sich die jeweilige Rechtsgrundlage nach der Verarbeitung durch den Verein als Verantwortlichen.
5. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist für die Einrichtung und Nutzung eines Kontos erforderlich; ohne diese Daten kann der Dienst nicht bereitgestellt werden. Weitere Angaben (z. B. Telefonnummer, Geburtsdatum, Wohnadresse, Profilbild) sind freiwillig und dienen dem erweiterten Funktionsumfang. Für einzelne Funktionen deines Vereins können bestimmte Angaben Voraussetzung sein: Ein Verein, der Beiträge per Bankeinzug einzieht, benötigt IBAN und Kontoinhaber; ein altersabhängiger Beitrag setzt das Geburtsdatum voraus. Ohne diese Angaben kannst du scuma weiter nutzen, die betreffende Funktion aber nicht.
6. Wer sieht welche deiner Daten
Damit ein Verein funktioniert, sind bestimmte Angaben für andere Personen sichtbar. Der wichtigste Punkt vorweg: dein Name ist innerhalb deines Vereins kein Geheimnis, und öffentlich gestellte Inhalte deines Vereins sind für jede Person im Internet lesbar.
| Mitglieder deines Vereins | sehen deinen Namen und dein Profilbild – in Mitgliederlisten, bei der Auswahl von Mitspielern, in Ranglisten und Turnieren, im Vereins- und Team-Feed, bei Zu- und Absagen zu Terminen und bei Kommentaren. Bei Umfragen ist für die Mitglieder sichtbar, wer wie abgestimmt hat – eine Abstimmung im Verein ist keine geheime Wahl. Wenn dein Verein es aktiviert, sehen sie außerdem, wer welchen Platz gebucht hat. |
|---|---|
| Vereinsadministratoren | sehen zusätzlich die Verwaltungs- und Kontaktdaten deiner Mitgliedschaft: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Wohnadresse, Mitgliedsnummer und -status, eine interne Notiz, deine offenen und bezahlten Beiträge und – bei Vereinen mit Bankeinzug – IBAN und Kontoinhaber. Ebenso den Änderungsverlauf ihres Vereins. |
| Angemeldete scuma-Nutzer außerhalb deines Vereins | sehen die Inhalte, die dein Verein öffentlich stellt, samt Namen der verfassenden Person – und, wenn Kommentare für einen solchen Beitrag offen sind, auch Kommentare mit Name und Profilbild. Die Namen von Umfrage-Teilnehmern bleiben dem Verein vorbehalten. Ein Verein kann seine Seite auf „nur angemeldete scuma-Nutzer" oder „nur Mitglieder" beschränken. |
| Beliebige Besucher ohne Anmeldung | sehen die öffentliche Vereinsseite mit den öffentlich gestellten Beiträgen (samt Namen der verfassenden Person) und die öffentliche Belegungsansicht – dort ohne Namen, nur „belegt" oder „frei", es sei denn, der Verein hat die Namensanzeige ausdrücklich auch für Gäste freigegeben (Einstellung „Für alle"). Kommentare, Direktnachrichten, Mitgliederlisten und Verwaltungsdaten sind ohne Anmeldung nicht zugänglich. |
Rechtsgrundlage der Namensanzeige: Dass dein Name und dein Profilbild in den genannten Bereichen erscheinen (Beiträge und Kommentare, Platzbuchungen bei aktivierter Namensanzeige, Ranglisten, Turniere, Mitglieder- und Kaderlisten, Zu-/Absagen, Umfragen), ist Teil der Vereinsnutzung und beruht auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du mit dem Akzeptieren der Nutzungsbedingungen erteilst, sowie auf dem berechtigten Interesse des Vereins an einer funktionierenden Platz- und Terminverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du deine Mitgliedschaft im Verein beendest; bereits veröffentlichte Beiträge und Kommentare kannst du selbst löschen.
Voreinstellung: Eine neu registrierte Vereinsseite und die Belegungsansicht sind standardmäßig öffentlich. Der Verein kann das jederzeit in seinen Einstellungen ändern – die Wahl trifft also der Verein, nicht du. Einzelne Beiträge stellt der Verein gezielt auf „öffentlich", „nur Mitglieder", „nur Gäste" oder „nur Team".
Teilen-Links: Zu jedem Beitrag gibt es einen Link, den der Verein z. B. in eine WhatsApp-Gruppe stellen kann. Ist der Beitrag öffentlich, kann ihn jede Person mit diesem Link lesen, auch ohne scuma-Konto; bei Beiträgen für Mitglieder oder Teams zeigt der Link nur den Vereinsnamen und den Hinweis, dass der Inhalt beschränkt ist.
Direktnachrichten: Jede Person, mit der du in mindestens einem Verein gemeinsam Mitglied bist, kann dir eine Direktnachricht schreiben; eine Blockierfunktion gibt es derzeit nicht. An das Postfach eines Vereins kann jede angemeldete Person schreiben, ein Verein selbst nur an seine eigenen Mitglieder. Nachrichten sind für die Beteiligten sichtbar, nicht für andere Mitglieder – Vereinspostfächer lesen alle Administratoren des Vereins.
Den Änderungsverlauf eines Vereins sehen ausschließlich dessen Vereinsadministratoren – für andere Mitglieder ist er nicht zugänglich. Der Betreiber kann ihn zu Support- und Sicherheitszwecken vereinsübergreifend einsehen; dasselbe gilt für Konto- und Vereinsdaten, soweit es für Support, Fehlersuche und Sicherheit erforderlich ist.
7. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb erforderlich ist, insbesondere an:
- Hosting und E-Mail-Versand: Hostinger International Ltd. (Zypern, EU) – Betrieb von Server und Datenbank sowie Versand unserer System-E-Mails (Registrierung, Einladungen, Benachrichtigungen). Die Verarbeitung findet auf Servern innerhalb der EU/des EWR statt.
- Zahlungsabwicklung des Vereins-Abos: Mollie B.V., Amsterdam, Niederlande – Abwicklung der SEPA-Lastschrift, wenn ein Verein sein scuma-Abo per Bankeinzug bezahlt. Beiträge, die dein Verein von dir einhebt, laufen nicht über Mollie.
- Rechnungslegung: unser Kassen- und Rechnungsdienst („APRO Handelskassa") erstellt die Rechnungen an die Vereine; übermittelt werden dabei die Rechnungsdaten des Vereins, keine Mitgliederdaten.
- Push-Dienste der Browser- und Gerätehersteller: siehe Punkt 11.
Mit diesen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO, soweit sie in unserem Auftrag verarbeiten. Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR) findet nur statt, wenn eine zulässige Rechtsgrundlage besteht (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln der EU-Kommission). Eine aktuelle Liste der eingesetzten Auftragsverarbeiter findest du in Anlage 2 des AVV; auf Anfrage schicken wir sie dir unter support@scuma.app zu. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
8. Anmeldung mit Google
Du kannst dich in scuma mit deinem Google-Konto anmelden oder registrieren. Nutzt du diese Möglichkeit, erhalten wir von Google die zu deinem Konto gehörende E-Mail-Adresse, deinen angezeigten Namen und eine dauerhafte Kennung deines Google-Kontos, die wir speichern, damit dein Google-Konto bei jeder Anmeldung demselben scuma-Konto zugeordnet wird. Ein Passwort brauchst du dann nicht.
Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Anmeldevorgang verarbeitet Google eigenverantwortlich Daten über dich (unter anderem deine IP-Adresse) und kann diese an Google LLC in den USA übermitteln; für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses auf deinen Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Über die Datenverarbeitung bei Google informiert dessen Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy. Die Anmeldung mit Google ist freiwillig – du kannst dich stattdessen jederzeit mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden.
9. Kinder, verwaltete Konten und Vertretung
Vereine haben minderjährige Mitglieder. In scuma gibt es dafür verwaltete Konten: Ein Kind kann ein Konto haben, das keine eigene Anmeldung besitzt und ausschließlich über eine erziehungsberechtigte oder vertretende Person geführt wird. Wer für wen handeln darf, legt der Verein bzw. die vertretende Person fest; jede Handlung im Namen einer vertretenen Person wird im Änderungsverlauf mit beiden Namen protokolliert.
Angelegt und gepflegt werden diese Konten vom Verein oder von der vertretenden Person – diese sind auch dafür verantwortlich, dass die erforderliche Zustimmung der Erziehungsberechtigten vorliegt und dass die betroffene Person altersgerecht informiert wird. Für ein verwaltetes Konto üben die Erziehungsberechtigten die Rechte aus Punkt 15 aus. Eine Familienzuordnung verwenden wir nur, um Familien-Abos richtig abzurechnen. Wir richten unser Angebot nicht direkt an Kinder und verarbeiten Kinderdaten ausschließlich im Auftrag des Vereins.
10. Speicherung im Browser (Cookies)
scuma verwendet keine Tracking-Cookies und keine Analyse- oder Werbedienste. Wir binden auch keine externen Schriftarten, Karten oder Skripte von fremden Servern ein. Wir speichern lediglich technisch notwendige Informationen im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage): dein Anmelde-Token, damit du angemeldet bleibst, sowie deine Design-Einstellung (hell/dunkel). Diese Speicherung ist für den Betrieb erforderlich; ein Einwilligungsbanner ist dafür nicht notwendig. Du kannst diese Daten jederzeit löschen, indem du dich abmeldest bzw. den Browser-Speicher leerst.
11. Push-Benachrichtigungen
Wenn du zustimmst, senden wir dir Push-Benachrichtigungen (z. B. zu neuen Beiträgen, Nachrichten oder Forderungen). Die Zustimmung ist freiwillig und jederzeit in den Benachrichtigungs-Einstellungen oder im Browser widerrufbar.
Technisch läuft der Versand über den Push-Dienst deines Browser- bzw. Geräteherstellers – je nach Gerät etwa Google (Firebase Cloud Messaging), Apple oder Mozilla. Beim Aktivieren erzeugt dein Browser dort eine Push-Adresse, die wir speichern; beim Versand erhält der jeweilige Dienst diese Adresse und den verschlüsselten Inhalt der Benachrichtigung. Diese Anbieter sitzen teils außerhalb der EU/des EWR; die Übermittlung stützt sich auf die genannten Garantien. Deaktivierst du Push, löschen wir die Push-Adresse.
12. Daten aus externen Quellen
Nimmt dein Verein an einem Meisterschaftsbetrieb teil, kann er die öffentlich abrufbaren Spielpläne und Ergebnisse seines Verbands (nuLiga/ÖTV) in scuma übernehmen. Dabei können Angaben zu Begegnungen, Mannschaften und – soweit dort veröffentlicht – zu beteiligten Personen einfließen. Quelle ist die öffentliche Schnittstelle des Verbands; verantwortlich für diese Übernahme ist der Verein.
13. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. 7 Jahre für Rechnungen gemäß § 132 BAO). Kontodaten werden nach Beendigung der Mitgliedschaft bzw. des Vertrags gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
- Änderungsverlauf: 12 Monate ab der jeweiligen Änderung, danach automatisiert gelöscht. Die Frist deckt eine volle Saison zuzüglich Puffer ab und ist damit auf das für die Nachvollziehbarkeit erforderliche Maß begrenzt.
- Server- und Fehlerprotokolle, E-Mail-Versandprotokolle: in der Regel bis zu 90 Tage, danach gelöscht – außer ein Vorfall macht eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung erforderlich.
- Inhalte im Verein (Beiträge, Kommentare, Buchungen, Nachrichten): so lange, bis sie von dir, deinem Verein oder mit dem Konto gelöscht werden; für den laufenden Vereinsbetrieb bleiben sie sichtbar.
- Bankdaten und Mandate: bis zum Widerruf des Mandats bzw. bis zum Ende der Mitgliedschaft; Belege über abgewickelte Zahlungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrung.
- Gastbuchungen: bis zum Ende der Saison, in der sie stattgefunden haben, zuzüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für allfällige Rechnungen.
14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir verarbeiten deine Daten nicht zu dem Zweck, dein Verhalten zu bewerten oder dich zu Werbezwecken zu analysieren.
15. Deine Rechte
Dir stehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch zu (Art. 15–21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Betreffen die Daten deine Mitgliedschaft in einem Verein, wende dich bitte zunächst an den jeweiligen Verein als Verantwortlichen; wir unterstützen ihn bei der Erfüllung deiner Anfrage. Für Konto- und Vertragsdaten erreichst du uns unter support@scuma.app.
16. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde, www.dsb.gv.at.
17. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; die oben genannte Version verweist auf den Text, dem du zuletzt zugestimmt hast.